به گزارش اصفهان زیبا؛ گوگل قابلیت تازهای به جمنای اضافه کرده است تا مرتبسازی فایلهای گوگل درایو را سادهتر کند. ابزار «Organize My Files» ساختار فایلهای درایو را بررسی میکند و انتقال فایلهای پراکنده یا ساخت پوشههای جدید را پیشنهاد میدهد. با این حال، جمنای بدون تأیید کاربر هیچ تغییری ایجاد نمیکند.
اگر گوگل درایو شما پر از فایلهای پراکنده، پوشههای نامرتب و اسناد قدیمی است، این قابلیت میتواند بخشی از کار را سادهتر کند. جمنای مقصد احتمالی فایلها را پیشنهاد میدهد و انتخاب نهایی را به شما واگذار میکند.
پیش از شروع چه چیزهایی لازم است؟
قابلیت «Organize My Files» برای همه حسابهای رایگان گوگل فعال نیست. طبق اطلاعات فعلی گوگل، کاربران دارای طرحهای Google AI Pro و Ultra و برخی مشتریان Google Workspace میتوانند از این ابزار استفاده کنند.
همچنین باید قابلیتهای هوشمند Google Workspace را برای حساب خود فعال کرده باشید. این ابزار برای فایلهای شخصی طراحی شده است و برخی حسابهای سازمانی درباره فایلها و پوشههای اشتراکی محدودیت دارند.
بنابراین، کاربران حسابهای کاری یا آموزشی ممکن است گزینههای متفاوتی نسبت به کاربران حسابهای شخصی ببینند.
قابلیتهای هوشمند را فعال کنید
برای بررسی تنظیمات، وارد جیمیل شوید و روی آیکون چرخدنده کلیک کنید. سپس گزینه «See all settings» را انتخاب کنید.
در بخش تنظیمات عمومی، قسمت «Smart features in Google Workspace» را پیدا کنید. مطمئن شوید قابلیتهای هوشمند فعال هستند.
این تنظیمات اهمیت دارند؛ زیرا خاموش بودن آنها میتواند دسترسی به ابزارهای جمنای در گوگل درایو را محدود کند.
پیشنهادهای جمنای را در درایو باز کنید
نسخه وب گوگل درایو را باز کنید و وارد بخش «My Drive» شوید. در صورتی که حساب شما شرایط لازم را داشته باشد، گزینه «Suggest file moves» را میبینید.
با انتخاب این گزینه، جمنای پیشنهادهای خود را برای مرتبسازی فایلها ارائه میدهد. این پیشنهادها شامل انتقال فایلهای پراکنده به پوشههای موجود یا ساخت پوشههای جدید برای فایلهای مرتبط هستند.
پیشنهادهای جمنای را بررسی کنید
جمنای بدون اجازه شما فایلها را جابهجا نمیکند. پیشنهادها در یک پنجره جداگانه نمایش داده میشوند و شما میتوانید هر مورد را جداگانه بررسی کنید.
برای نمونه، جمنای ممکن است چند فایل مرتبط با یک پروژه را در پوشه اصلی پیدا کند. سپس انتقال آنها به پوشه همان پروژه را پیشنهاد دهد.
اگر پوشه مناسبی وجود نداشته باشد، جمنای ساخت یک پوشه جدید را نیز پیشنهاد میدهد. شما میتوانید فایلها و پیشنهادها را پیش از اجرای تغییرات بررسی کنید.
فقط تغییرات انتخابشده را اجرا کنید
پس از بررسی پیشنهادها، موارد موردنظر خود را انتخاب کنید. سپس جمنای تغییرات انتخابشده را اجرا میکند.
در این روش، کنترل نهایی در اختیار کاربر باقی میماند. جمنای پیشنهاد میدهد و شما درباره جابهجایی فایلها تصمیم میگیرید.
گوگل همچنین امکان تغییر مقصد پیشنهادی و تنظیم نام پوشههای جدید را در این رابط فراهم کرده است.
جمنای نام فایلها را اصلاح نمیکند
این ابزار همه مشکلات یک گوگل درایو شلوغ را حل نمیکند. جمنای بیشتر ساختار موجود فایلها و پوشهها را بررسی میکند.
بنابراین، نامهای نامشخص یا نامرتبط میتوانند کیفیت پیشنهادها را کاهش دهند. گزارشهای منتشرشده درباره این قابلیت نیز اشاره میکنند که جمنای برای این فرایند الزاماً محتوای اسناد را نمیخواند.
به همین دلیل، بهتر است پیش از استفاده از این ابزار، یک الگوی مشخص برای نامگذاری فایلها داشته باشید. برای مثال، نام پروژه، نوع فایل و تاریخ را در عنوان فایل وارد کنید.
هرچه ساختار اولیه منظمتر باشد، جمنای نیز پیشنهادهای کاربردیتری ارائه میدهد.
بهترین روش استفاده از جمنای
در یک گوگل درایو کاملاً شلوغ، بهتر است همه کارها را به جمنای نسپارید. ابتدا فایلهای مهم را نامگذاری کنید و چند پوشه اصلی برای پروژهها یا موضوعات مهم بسازید.
سپس گزینه «Suggest file moves» را اجرا کنید. جمنای در این حالت مانند یک دستیار مرتبکننده عمل میکند. فایلهای پراکنده را پیدا میکند و مقصدهای احتمالی را پیشنهاد میدهد.
این قابلیت از ژوئن ۲۰۲۶ برای طرحها و حسابهای واجد شرایط بهصورت عمومی عرضه شده است.
در نتیجه، برای مرتب کردن گوگل درایو لازم نیست همه فایلها را یکییکی جابهجا کنید. ابتدا ساختار کلی را مشخص کنید و بعد پیشنهادهای جمنای را بررسی کنید. پیش از اجرای هر تغییر نیز مقصد فایلها را کنترل کنید.
