اسناد تاریخی مجموعه نوشتهها، و اوراقی است که حاصل فعالیت روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی است و مندرجات آن از نظر نحوه بهرهبرداری دو گونه ارزش اداری و تحقیقی است؛ بدین معنی که مادامی که مطالب اسناد مربوط به امور جاری و روزمره اداری است، دارای ارزش اداری است. پس از آنکه از گردش فعالیتهای روزمره اداری خارج شده ارزش تحقیقی و استنادی پیدا میکند. اسناد تاریخی شهرداری تجلیبخش هویت و اصالت تاریخی و بالندگی شهری است که در بازشناسایی و تدبر در مواریث و فرهنگ گذشتگان یک مجموعه ارزشمند و والا به حساب میآید و باید در صیانت از آن اهتمام ویژه صورت گیرد. در واقع ارزشهای ملی، دینی، فرهنگی، انسانی در ابعاد فرهنگی، اجتماعی، تاریخی، جغرافیایی، سیاسی، شهری، زبانی و… را در بر دارد و بهنوعی آیینه تمامنمای هویت شهری محسوب میشود و میطلبد تا اسناد تاریخی شهرداری حفظ و اشاعه شود.
از بایگانیهای سلطنتی تا بایگانیهای نوین
رسم نگهداری و حفاظت از اسناد و مدارک دولتی در ایران از دیرباز رایج بوده است. چنان که در دوره باستان بایگانیهای سلطنتی وجود داشت که مغز متفکر سازمان اداری، رئیس بایگانی بود که فرمانهای شاه را به زیردستان ابلاغ میکرد. سازمانهای آرشیوی سلطنتی در بابل، اکباتان، شوش، پرسپولیس و دیگر شهرهایی که محل زندگی شاهان ایرانی بود، وجود داشت.
در دوران پس از اسلام نیز با توجه به تأکید فراوان آموزههای اسلامی روی فرهنگ کتابت، حجم اسناد مکتوب و طبیعتا نیاز به سازماندهی و نگهداری آنها را افزایش داد. همچنین اهتمام مسلمانان در امر کتابت و پاسداری از قرآن شریف خود نقش بسزایی در سیر رو به جلوی این فرایند، ایفا کرد. شیوه ایرانیان در نگهداری اسناد دیوانی، بعدها چنان گسترش یافت که معمول دیگر حکومتها نیز شد.
در دوره صفویه رونوشت تمام ارقام مربوط به امور مالی و احکام و نشانهها و نامهها و اسناد در دفاتر مخصوصی ثبت میشد که محل نگهداری این دفترها که انبار دفترخانه دیوان اعلا نام داشت تا اینکه از زمان فرمانروایی فتحعلی شاه قاجار، اسناد و مکاتبات و سواد فرمانها در دربار نگهداری میشد و آرشیو جزو اداره بیوتات به شمار میرفت.
در دوره ناصرالدینشاه، علاوه بر بخش نگهداری اسناد دربار، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دستگاه میرزا یوسفخان مستوفی الممالک گردآوری میشد، اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد و نوشتهها وجود نداشت و در ۱۲۷۸ خورشیدی وزارتخارجه به پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را مرتـــــب کرد.
پس از انقلاب مشروطه اقدامهایی برای بهکاربردن روشهای نوین بایگانی با استفاده از دانش و تجارت هیئت های فرانسوی و بلژیکی انجام گرفت و سرانجام در اردیبهشت ۱۳۰۹ تأسیس مرکزی برای حفظ اسناد دولتی در جلسه هیئت وزیران به تصویب رسید تا اینکه در ۱۳۴۹ خورشیدی سازمان اسناد ملی ایران تأسیس شد.
امروزه برای آرشیو ملی در هر کشوری اهمیت ویژهای قائل هستند تا جایی که یکی از شاخصهای توسعه فرهنگی در کشورها به میزان اسنادی است که در آرشیو ملی آن کشور نگهداری میشود، لذا باید با افزایش آگاهی عمومی نسبت به چیستی، اهمیت و جایگاه اسناد ملی، زمینهای فراهم شود تا همگان خود را به عنوان یک ایرانی در برابر اسناد تاریخی مسئول بدانند و عزم جدی برای پاسداشت آن داشته باشند.
اسناد شهرداری اصفهان
اسناد تاریخی در مقایسه با دیگر منابع تاریخی اصالت و اعتبار بیشتری دارند، زیر هر سند با زمان و رویداد خاص و حقیقی در ارتباط است و در واقع رابطه مستقیم بین اثر و مؤثر وجود دارد و چون اسناد حاصل فعالیتهای اداری و روزمره زندگی هستند، تقریبا خالی از شایعه، دروغ و اغراض خصوصی و ملاحظهکاری است. اسناد تاریخی و پژوهشی در کنار اهمیت حفظ و نگهداری، دارای اهمیـــــت ویژهای در زمینـــــه دسترسیپذیری هستند.
ایجاد پایگاههای اطلاعاتی مناسب و یکپارچه و کاهش افزونگی و ناسازگاری در میان دادهها و اطلاعات موجـــــود، فعالیتهای مدیریتی هر سازمانی را رونق میبخشد. بنابراین با توجه به لزوم تبدیل اسناد چاپی به اسناد الکترونیکی و دسترسیپذیری و نیز اشاعه و مدیریت آنها در این زمینه ضروری به نظر میرسد.
شهرداری اصفهان با قدمت یک قرن و اندی و با حجم عظیم اسناد و مدارک نیاز دارد تا گنجینهای الکترونیکی اسناد پژوهشی و تاریخی متناسب با استانداردهای ملی و جهانی داشته باشد.
با توجه به پراکندگی اسناد و مدارک و عدم دسترسی آسان پژوهشگران و علاقهمندان به پژوهش در حوزه شهری تحقیقات اساسی و بنیادی در این زمینه صورت نگرفته است و اکثرتحقیقات به صورت پراکنده میباشد. دلیل این امر این است که اکثر اسناد در قالب پروندههای چاپی و مکتوب بوده و به آسانی در دسترس نبوده است. در حالی که با استفاده از دیجیتال کردن و ارائه یک سایت جامع میتوان این خلأ پژوهشی را جبران کرده و بر محدودیتهای ناشی از پراکندگی اسناد فائق آید و مجموعه ارزشمند از تصاویر الکترونیکی اسناد و مدارک را که در حال حاضر در مکانهای مختلف پراکنده است در یک جا به صورت الکترونیکی ذخیره و جستوجوپذیر فراهم آید.
بر این اساس ایجاد یک سامانه که بتواند جمعآوری، شناسایی، ارزشیابی و دیجیتالسازی اسناد و مدارک موجود در شهرداری اصفهان با رویکرد پژوهشی و تاریخی و فائق آمدن بر خلأ چشمگیر اسناد و مدارک در زمینه پژوهش و دانش درباره اسناد و مدارک تاریخی شهرداری اصفهان را فراهم نماید، بیش از پیش ضروری به نظر میرسد.
سامانه الکترونیکی اسناد پژوهشی و تاریخـــــی؛ اطمینان از تولیـــــد و توصیفهای منطقی مناســــــب و روشـــــن، تسهیـــــــل در بازیابــــــی و تبادل اطلاعات اسناد، کمک بهاشتراکگذاری اطلاعات معتبر، امکان یکپارچهسازی توصیفهای مختلف در سامانه اطلاعات را موجب میشود.
